Volet Congés
Le volet Congés comprend deux sections principales :
- Le volet du solde, qui affiche votre solde de congés au moment des congés sélectionnés dans la liste déroulante située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Congés. La légende, qui se trouve dans la partie inférieure du volet du solde, indique la signification de chaque couleur;
- Le calendrier, qui affiche les demandes de congés, ainsi que leur état. Les jours sur lesquels portent vos demandes de congés apparaissent en couleur. La couleur varie en fonction de l'état de la demande.
Calendrier des congés
Une case se trouve en regard de chaque date du calendrier.
- Pour créer une nouvelle demande de congés, cochez une ou plusieurs cases, puis cliquez sur Nouveau. Pour plus de renseignements sur la création d'une demande de congés, voir Demande de congés.
- Pour modifier une demande de congés existante, cochez une ou plusieurs cases en regard des dates sur lesquelles portent des demandes de congés, puis cliquez sur Modifier. Pour plus de renseignements sur la modification d'une demande de congés existante, voir Modification des congés.
- Pour rappeler une demande de congés, cochez les cases en regard des dates sur lesquelles portent les demandes de congés, puis cliquez sur Rappeler. Pour plus de renseignements sur la fonction de rappel, voir Rappel d'une demande de congés.
- Pour supprimer une demande de congés, cochez les cases en regard des dates sur lesquelles portent des demandes de congés, puis cliquez sur Supprimer. Voir Suppression des congés pour plus de renseignements sur la suppression d'une demande de congés.
- Pour afficher toutes les données existantes relatives aux congés pour un jour particulier du Calendrier, passez le curseur sur la cellule du jour. Une fenêtre contextuelle affiche toutes les données relatives aux congés pour ce jour, ce qui peut comprendre : la date, le nom, l'heure de début/fin, l'état, la raison, les commentaires.
Les Commentaires sont des remarques entrées par un superviseur ou un responsable lorsque l'élément de congés est accordé ou refusé.
La Raison est un champ expliquant pourquoi le système WFM règle l'élément de congés sur un état particulier tel que Refusé ou Non planifié.
Volet Solde
Pour consulter le solde d'un type spécifique de congés, sélectionnez le type de congés dans la liste déroulante se trouvant dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Congés.
Ce tableau explique chaque catégorie figurant dans le volet du solde.
| Section des heures de congés |
Accumulées | Nombre total d'heures de congés accumulées pour la période en cours, jusqu'au jour sélectionné. (Pour afficher le nombre total d'heures accumulées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période.) |
| Bonus | Total d'heures de congés en bonus. Les heures en bonus sont configurées par votre superviseur ou votre responsable de la planification. Elles sont incluses dans le solde total de vos congés. | |
| Reportées | Nombre total d'heures de congés reportées de la période précédente. Certaines entreprises limitent le nombre d'heures pouvant être reportées d'une année à l'autre. | |
| En crédit | Nombre total d'heures de congés que vous pouvez prendre à l'avance, si applicable. (Certaines entreprises permettent de demander davantage de congés que le nombre de jours déjà cumulés, en supposant que vous accumulerez le temps nécessaire avant la fin de l'année.) | |
| Planifiées | Nombre total d'heures de congés planifiées pour la période, jusqu'au jour sélectionné. Pour afficher le nombre total d'heures planifiées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période. Vous ne pouvez pas supprimer de congés planifiés ou accordés dans le module de congés, mais vous pouvez supprimer des congés préférés. | |
| Accordées | Nombre total d'heures de congés demandées qui ont été accordées. Pour afficher le nombre total d'heures accordées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période. | |
| Exceptions | Nombre total d'exceptions portant sur une partie de la journée utilisées comme heures de congés qui ont été accordées. | |
| Préférées | Nombre total d'heures de congés (demandées, mais pas encore refusées, accordées ni planifiées). Pour afficher le nombre total d'heures préférées pour toute la période, sélectionnez le dernier jour de la période. | |
| Solde | Nombre total d'heures de congés pour la période en cours, jusqu'au jour sélectionné. Le solde est calculé comme la somme des heures accumulées, en bonus, reportées et en crédit moins les heures accordées, préférées, planifiées et d'une partie de la journée. Notez que la limite de ce solde peut être dépassée. Si la limite est atteinte avant la fin de la période de cumul, un agent peut progressivement accumuler une plus longue période non travaillée s'il le demande et que son superviseur l'accorde. | |
| Total de la période de cumul | Nombre total d'heures de congés auxquelles vous avez droit pendant la période en cours. Cette valeur change uniquement lorsque vous sélectionnez un jour dans une période de congés différente. | |
| Délai d'exécution (semaines | Si le superviseur a activé l'auto-octroi pour les congés, vous pouvez entrer des préférences de congés pendant ce délai avant la première date de congés. Vos préférences sont automatiquement accordées si votre absence ne gêne pas trop votre entreprise et si vous disposez de suffisamment d'heures de congés pour couvrir la demande. | |
| Légende | Chaque état—Refusé, Accordé, Préféré, Planifié, Rappelé, Planifié, Non planifié, Rappelé et Partiel—est représenté par sa propre couleur. Partiel indique une demande de congés portant sur une partie de la journée. | |
| Nom | de la période d'offres. | Le nom de la période d'offres. Cette liste affiche toutes les périodes d'offres configurées pour l'année sélectionnée qui n'ont pas encore été traitées. |
| Début | Date et heure de début de la période d'offres. | |
| Fin | Date et heure de fin de la période d'offres. | |
| Traitement effectué le | Date et heure du traitement prévu des demandes effectuées au cours de la période d'offres en question. | |
| Nombre minimal de jours par requête. | Le nombre minimal de jours par requête. | |
| Cliquez pour voir le message ci-joint (lien) | Si vous cliquez sur ce lien, un dialogue comprenant des notes ou des renseignements supplémentaires sur la période d'offres s'ouvre. Remarque : Le lien n'apparaît pas si le superviseur ne joint pas de remarques. |
Chaque date du calendrier constitue également un lien. Cliquez sur le lien de la date pour mettre à jour le volet du solde, afin qu'il affiche votre solde de congés pour la date sur laquelle vous avez cliqué, au lieu de la date en cours. Par exemple, cliquez sur le jour précédent de la date souhaitée du début de vos congés pour voir si vous avez cumulé ou non des congés suffisants d'ici là pour prendre vos congés.
- Les renseignements concernent votre période de congés en cours. Il s'agit du temps écoulé depuis la dernière date de report (souvent, le 1er janvier) ou, si la date de report n'est pas encore passée, le temps écoulé depuis votre date d'embauche. La date de report peut varier pour les différents types de congés.
- Si aucune période d'offres n'est configurée pour l'année sélectionnée, les informations portant sur les Périodes d'offres ne sont pas affichées.
Lorsque des types de congés ne sont plus applicables
Une liste déroulante située dans l'angle supérieur gauche de votre planificateur de congés affiche tous les types de congés configurés pour votre site. Il est possible que certains de ces types ne vous concernent pas. (les agents sont attribués aux règles de congés qui à leur tour sont associées aux types de congés).
Vous pouvez créer, modifier, supprimer ou rappeler des demandes de congés uniquement pour les types correspondant à une règle de congés attribuée à l'agent. C'est pourquoi vous pourriez voir des types de congés correspondant aux règles de congés qui ne vous sont plus attribuées. Vous pouvez voir ces « anciens » types de congés, mais vous ne pouvez pas interagir avec eux. Ils apparaissent sous la légende —Autres— dans la liste déroulante.
Les types de congés que vous pouvez utiliser se trouvent au-dessus de la légende —Autres—.
WFM vous autorise à sélectionner un type de congés au-dessous de la légende —Autres— dans la liste déroulante, mais vous ne pourrez effectuer aucune tâche (comme demander des congés ou consulter votre solde de congés).