Limites de congés

Dans le module Calendrier, utilisez les Limites de congés pour contrôler le nombre d’agents autorisés à s’absenter afin de ne pas nuire à la capacité à répondre aux objectifs du service. Vous pouvez configurer des limites de congés pour les agents qui exercent une activité spécifique, pour tous les agents dans une équipe, ou pour tous les agents d’un site. Vous pouvez également :

• Définir des limites pour le nombre maximal ou le pourcentage maximal d’agents pouvant être en congé à tout moment.
• Définir des limites différentes de congé pour chaque créneau horaire pendant la journée, ce qui permet à plus d’agents de s’absenter pendant les périodes creuses de travail.
• Voir le pourcentage réel d’agents qui ont des congés planifiés et comparer vos limites avec les valeurs réelles.
• Définir les limites minimales de congés pour chaque créneau horaire. Voir Réglage minimum des limites de congés pour plus de détails.

Conseil

Les limites de congés s’appliquent à tous les types de congés qui ont le paramètre Pris en compte dans les limites de congés sélectionné. Vous ne pouvez pas définir des limites de congés différentes pour chaque type de congés.

Si la case Pris en compte dans les limites de congés est désactivée pour un type de congé, aucune limite de congés ne s’applique à ce type de congé.

Une fois l'horaire principal publié, le service Calendrier permet aux agents d'entrer des éléments de congés. Cependant, ces éléments sont automatiquement définis comme Non planifiés, avec la Raison L’élément n’est pas planifié parce qu’une planification différente a déjà été définie pour cette journée. Ces éléments ne sont pas pris en compte pour les limites de congés car ils ne sont pas planifiés. Il s’agit d’un comportement normal, car généralement la planification (le calendrier) se fait avant la programmation.

Définition des limites de congés

Utilisez cette procédure pour modifier le tableau de limites de congés manuellement, ou utilisez l’Assistant Limites de congés pour fixer ces limites :

1. Sélectionnez l’onglet Calendrier.
2. Sélectionnez les Limites de congés du menu Vues.
3. Sélectionnez un emplacement, une activité multi-site, une équipe ou une activité dans l’arborescence d’objets. Vous ne pouvez pas sélectionner une unité métier ou un agent individuel.
4. Sélectionner la période à afficher dans le tableau : Année (par défaut), mois, ou semaine. La granularité associée à la période sélectionnée apparaît dans la zone de texte de la granularité en lecture seule.
5. Entrez ou sélectionnez une date en utilisant le Sélecteur de plage de dates en haut de la fenêtre.
   Si vous sélectionnez un jour autre que le premier jour de la période sélectionnée, le premier jour est affiché par défaut. Par exemple, si vous sélectionnez Mois puis le 12 août, cela affichera 1-31 août.
6. Pour supprimer la colonne du tableau, désactiver la case à cocher à côté du nom de cette colonne.
   Le tableau affiche les données actuelles des objets et dates sélectionnés. Voir le tableau des Limites de congés pour une explication des données présentées dans chaque colonne.
   Conseil

   L’ensemble de colonnes se répète sept fois dans chaque ligne. Chaque répétition comporte les valeurs pour un jour de la semaine.
7. Pour chaque période (représenté par une ligne), entrez une valeur directement dans la cellule Agents Max. ou Max. %, ou les deux. Vous pouvez copier et coller les valeurs d'une cellule à l'autre en utilisant les fonctions standards Copier/Coller de Windows. Si vous entrez des valeurs dans les deux colonnes, WFM applique la limite inférieure.
   • Aucune limite de congés—Laissez la cellule vide.
   • Aucun congé autorisé—Entrez 0.
   • Certains congés autorisés—Entrez le nombre ou le pourcentage d’agents qui sont autorisés à être en congé.
   Les cellules dont l'arrière-plan est gris ne sont pas modifiables. Elles se situent à l'extérieur de la période sélectionnée ou contiennent des valeurs que WFM génère automatiquement.
   Conseil

   Si vous avez choisi Semaine comme période, la ligne minimale apparaîtra. Elle affiche la limite la plus faible entrée dans chaque cellule. Voir Réglage de limites minimales de congé pour savoir comment utiliser cette fonctionnalité.
8. Si vous souhaitez définir des valeurs différentes pour une plage de dates spécifique, cliquez sur le bouton Définir les valeurs qui se trouve sur la barre d’outils Action, ou sélectionnez Définir la valeur dans le menu Actions. Voir Boîte de dialogue Définir les valeurs pour obtenir des instructions sur l’utilisation de cette fonctionnalité.
9. Pour conserver vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer, qui se trouve sur la barre d’outils Actions ou sélectionnez Enregistrer à partir du menu Actions.  
   Important

   Si vous réduisez la limite de congés pour une période déterminée, ou si vous attribuez des agents à une autre équipe après qu’une période de congé soit prévue, les limites pour une période donnée peuvent être dépassées. Dans ce cas, les agents conservent tout congé déjà prévu ou planifié, même si les limites sont dépassées.

Tableau Limites de congés

Le tableau Limites de congés affiche des lignes pour chaque semaine (si la période sélectionnée est Année ou Mois) ou pour chaque intervalle de 15 minutes (si la période sélectionnée est Semaine).

Si vous avez sélectionné la période Semaine, le tableau affiche également une ligne Minimum, qui affiche la valeur la plus faible définie dans un intervalle de temps pour chaque journée.

Les colonnes de ce tableau sont les suivantes :

• Semaine/Intervalles—Si la période sélectionnée est Année ou Mois, cette colonne indique les dates de chaque semaine au cours de la période. Si la période est Semaine, la colonne répertorie chaque intervalle de 15 minutes par jour.
• Agents Max.—Entrez une valeur entière pour le plus grand nombre d’agents de l’emplacement, l’équipe ou l’activité sélectionnée qui sont autorisés à s’absenter au cours de la période sélectionnée. Cela doit être un nombre entier, donc les fractions sont arrondies au chiffre inférieur.
• Max. %—Entrez une valeur en pourcentage pour le plus grand nombre d’agents de l’emplacement, l’équipe ou l’activité sélectionnée qui sont autorisés à avoir des congés au cours de la période sélectionnée.
• Max. % d’agents—WFM calcule automatiquement, au nombre entier le plus proche, le nombre maximal d’agents qui peuvent avoir des congés en fonction du pourcentage que vous avez entré. Cette colonne est en lecture seule.
• Agents réels—Le nombre réel des agents dans l’emplacement, l’équipe ou l’activité sélectionnée qui ont un congé prévu au cours de la période sélectionnée. Si aucun horaire n'est disponible pour ce jour, les agents pour lesquels les congés sont accordés ou préférés comptent également comme Agents réels avec congés. Cette colonne est en lecture seule.
• % réel—le pourcentage réel des agents dans l’emplacement , l’équipe ou l’activité sélectionné(e) pour lesquels un congé est prévu pendant la période sélectionnée. Cette colonne est en lecture seule.

Définition des limites minimales de congés

Pour définir des limites minimales :

1. Sélectionnez la période de la Semaine.
2. Entrez les limites de congés dans les cellules pour chaque intervalle.
   Par défaut, la ligne minimale indique la limite la plus faible entrée dans n'importe quelle cellule d'une colonne.
3. Pour définir la limite minimale pour plusieurs intervalles à la fois, entrez une valeur directement dans une des cellules dans la ligne Minimum.
   La nouvelle valeur minimale est automatiquement appliquée à toutes les cellules qui comportent une limite de congés inférieure. Les cellules avec des limites de congés plus élevées ne sont pas affectées.
   La valeur minimale définie dans la vue de Semaine s’affiche comme la valeur Jour dans l’ Année et le Mois.

Conseil

Bien que vous ne puissiez pas afficher la ligne Minimum si vous sélectionnez la vue au Mois ou à l’Année, entrer une limite de congé inférieure au minimum actuel dans l’une de ces vues modifie automatiquement la valeur minimale indiquée dans la Semaine vue.