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Offres de congés

Vous pouvez activer la fonction d'offres de congés de WFM en créant et en configurant des périodes d'offres, puis en les associant à un site et à une activité multisite (AMS). Une fois configurées, les agents du site attribués à l'AMS pourront soumettre plusieurs demandes de congés simultanées dans la période d'offre, qui seront traitées par WFM entre la date et l'heure de début et la date et l'heure de fin du traitement.

WFM accorde ces demandes de congés en fonction de l’ancienneté et/ou du poste. Les demandes de congés que WFM ne peut pas accorder sont traitées après la date et l'heure de fin de la période d'offre, s'il y a des places disponibles dans les limites de congés. Après la date et l'heure de fin, WFM continue à traiter les demandes mais n'attend pas qu'un agent modifie les demandes préférées et mises en attente qui ne peuvent pas être accordées, et ne met plus à jour l'état de l'offre des agents.

Pour activer la fonction d'offres de congés (congés payés) :

  1. Créer la période d’offres.
  2. Configurez les propriétés en saisissant les dates et les heures que la période doit couvrir ainsi que les restrictions concernant la période d’offres .
  3. Associez des sites et une activité multisite à la période d'offre.
Important
Les demandes de congés peuvent être accordées au cours du processus d'offres uniquement si les types de congés sont associés à des règles de congé autorisant l'octroi automatique. Si l’octroi automatique d’une règle de congé est désactivé ou si la règle de congé n’est pas assignée, la demande ne sera pas traitée au cours du processus d’offres. En outre, si le paramètre "Délai Agent Permis " est configuré pour la période d’offres, la période de temps que celle-ci représente sera perdue pour ces types de demandes, car elles ne seront jamais accordées automatiquement. Cependant, WFM attend quand même la modification de demande par l’agent pour permettre l’octroi automatique.

L’entrée et la modification de demandes de congés

Dans la vue Calendrier, vous pouvez modifier les demandes de congés de l’agent, ajouter des nouvelles demandes, ou accorder de façon manuelle des demandes existantes à tout moment, même après l’appel d’offres commencé.

Dans les vues Offres de congés, lorsque le processus de cession de soumission est dans l’état Expiré, vous pouvez manuellement choisir d’ignorer l’agent. Modifier l’ordre de traitement à tout moment en configurant l’état de l’agent en cliquant sur Ignorer ou Prêt, indiquant que le processus automatique d’offre ne devrait pas prendre en considération les demandes de l’agent. Lorsque vous définissez l’état de l’agent en cliquant sur Ignorer, le processus d’attribution des offres passe à la prochaine demande d’agent.

À quelle moment les agents peuvent-ils soumettre ou modifier leurs demandes ?

Les agents peuvent entrer de nouvelles demandes de congés à tout moment, même si le processus d’attribution des offres a été lancé et que leurs demandes existantes ont déjà été traitées. Les nouvelles demandes seront mises en Liste d’attente prioritaire,comme tout autre demande d’offre. Après avoir entré les nouvelles demandes, les agents doivent modifier l’état de la demande en cliquant surPrêt.

Les agents doivent entrer les demandes de congé qui coïncident avec la période d'offres d’offrescomme deux demandes ou plus, en s’assurant d’inclure ou d’exclure en intégralité de la période d’offre tous les éléments des différentes demandes, le cas échéant. WFM rejette les demandes qui chevauchent les dates limites. S’il y a des demandes existantes de ce type (en raison de la migration des données), le processus d’attribution d’offres considère uniquement la partie de la demande qui se retrouve à l’intérieur de la période déterminée, même si cela signifie qu’une seule partie de la demande sera accordée.

L’agent ne peut pas supprimer ou rappeler un élément spécifique dans un lot de demandes contenant de multiples éléments; la même action est effectuée sur l’ensemble des éléments de la demande. Les mêmes règles s’appliquent si l’état des éléments de congé dans le lot change (en mode accordé, préféré ou refusé), mais le superviseur peut outrepasser ces règles.

Résolution des demandes

Lorsque WFM traite l’offre, il utilise la règle de résolution configurée pour la période d'offres (voir Configuration période d'offres lignes 9-12) et résout automatiquement les préférences de congé en accordant les congés ou en procédant à une autre action, telle que mettre le congé sur une liste d’attente, par exemple. Après la date et l'heure de fin, WFM continue de traiter toute demande de congé qui n'a pas encore été traitée, selon les règles de résolution. Les demandes de congés soumises après la date et l'heure de fin sont traitées dans l'ordre du premier arrivé, premier servi.

Algorithme automatique d’attribution d’offres

Le processus automatique d'attribution d'offres est exécuté à plusieurs reprises entre la date et l'heure de début et la date et l'heure de fin du traitement en suivant une fréquence prédéfinie et en utilisant l'algorithme suivant :

  1. Pour chaque agent dans l’état En attente:
    • Vérifiez si le délai d’attente de l’agent est expiré :
      • Si expiré, configurez l’état d’agent à Expiré
  2. S’il y a toujours des états d’agent En attente, qui ont été ignoré (ci-dessus) :
    • TERMINÉ. Attendre la prochaine exécution.
  3. Traitez la liste d’agents dans l’ordre prédéfini et cherchez des agents en état Saisie et Prêt.
    • Si Prêt ou Entrée, mais la Pause d'agent autorisée de la période d'offre = 0 (ce qui signifie ne pas attendre que l'agent modifie ses demandes) :
      • Tentative de congé accordé en attente (mis sur une liste d’attente ou en fonction de leur priorité) :
      • Si toutes les demandes en attente ont été accordées avec succès :
        • Configurer l'état de l'agent à Accordé, puis passer au prochain agent.
    • Quelques demandes en attente n’ont pas pu être accordées ou l’état de l’agent est Saisie, (signifiant que la valeur de la période d'offres Expiration du délai agent autorisé est à >0 :
      • Configurez l’état de l’agent à En attente.
      • Calculez le temps d’attente en ajoutant la durée du délai à l’intervalle de disponibilité du prochain agent.
      • TERMINÉ. Attendre la prochaine exécution.
    • Continuez en passant à l’agent suivant.

En attente :

La durée de la période d'attente que le système accordera à l'agent (ou l'heure <Attendre l'agent jusqu'à>) est calculée comme suit :

  1. Vous devez convertir l’heure actuelle au fuseau horaire de l’agent et calculer l’heure actuelle de l’agent.
  2. Si l’agent est actuellement dans le quart régulier prévu dans l’horaire principal.
    • Calculer la <durée restante du quart de travail> = <heure de fin du quart de travail> - <heure actuelle>.
    • Si le <délai d'attente configuré pour la période d'offre> est inférieur à la <durée restante du quart de travail> :
      • <Attendre l'agent jusqu'à> vaut <heure actuelle> + <délai d'attente configuré pour la période d'offre>.
      • TERMINÉ.
    • Si ce n’est pas le cas :
      • <Délai d'attente restant> = <délai d'attente configuré pour la période d'offre> - <durée restante du quart de travail>.
      • L’heure actuelle de l’agent se déplace vers minuit le jour suivant.
      • Calculez Jour suivant.
  3. Ou pour vérifier si l’agent possède l’horaire (autre que le quart incluant, mais sans s’y limiter à une exception de Jour de repos et/ou de Journée complète) correspondant au fuseau horaire actuel de l’agent.
    • <Délai d'attente restant> = <délai d'attente configuré pour la période d'offre>.
    • L’heure actuelle de l’agent se déplace vers minuit le jour suivant.
    • Calculez Jour suivant.
  4. Ou bien référez-vous au contrat de l’agent pour vérifier si l’agent se trouve actuellement dans ses disponibilités contractuelles.
    • Continuer comme avec le quart de travail ci-dessus, mais en utilisant <heure de fin de la disponibilité> au lieu de <heure de fin du quart de travail>.

Jour suivant :

  1. Vérifiez s’il y a un horaire pour le jour et l’heure actuelle de l’agent.
    • Vérifiez si c’est un quart qui commence à l’heure actuelle de l’agent ou plus tard que son heure actuelle.
      • Si <délai d'attente restant> est inférieur à <durée du quart de travail> :
        • <Attendre l'agent jusqu'à> vaut <heure de début du quart de travail> + <délai d'attente restant>.
        • TERMINÉ
      • Si ce n’est pas le cas :
      • <Délai d'attente restant> = <délai d'attente restant> - <durée du quart de travail>.
  2. Ou sinon, vérifiez s’il y a une fenêtre de disponibilité dans le contrat correspondant au jour et à l’heure actuelle de l’agent.
    • Continuer comme avec le quart de travail ci-dessus, mais en utilisant <durée de la disponibilité> au lieu de <durée du quart de travail>.
  3. L’heure actuelle de l’agent se déplace vers minuit le jour suivant.
  4. Si l’heure actuelle de l’agent dépasse l’intervalle de la période de traitement des offres :
  5. Calculez Jour suivant.

Vues Web pour superviseurs dans les anciennes versions

Si le serveur WFM 8.5.2 utilisé dans votre environnement est moins récent que la version 8.5.203, les affichages d'offres de congés affichés dans l'interface sont très semblables au contenu de cette rubrique à l'exception des sujets Entrer et modifier des demandes de congés et Algorithme automatique d'attribution d'offres, qui ne sont pas applicables dans les versions précédant 8.5.203.

Les agents peuvent soumettre des demandes de congés en suivant la méthode habituelle, mais WFM n'accorde pas automatiquement et n'effectue aucune autre action si la demande correspond à une période d'offres de congés configurée, et ce, pas même partiellement. WFM traite ces demandes à la date et à l'heure de traitement prévue pour la période d'offres (date et heure de résolution).

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