Paramètres de la vue Réunions

Vous pouvez configurer les paramètres dans les trois onglets de la vue Réunions (après avoir cliqué sur Nouveau ou avoir sélectionné un type d’exception existant) :

• Onglet Propriétés
• Onglet Participants
• Onglet Sites associés

En haut des trois onglets, vous trouverez l'icône Enregistrer, qui vous permet d'enregistrer les paramètres de réunions d'un onglet spécifique, et l'icône Aide.

Onglet Propriétés

• Nom—Nom de la réunion, par exemple Réunion ventes ou Bilan mensuel. Le nom doit être unique parmi tous les sites associés à la réunion. Vous pouvez aussi ajouter une note dans ce champ, voir Notes des exceptions dans le Guide d’administrateur Workforce Management.
• Type d’exception—Vous pouvez fonder une réunion sur tout type d’exception configuré pour le site actuel si vous avez sélectionné l’option Utilisation de l’exception : dans le planificateur de réunion en créant des types d’exceptions.
• Date et heure de début au plus tôt—Heure proposée pour la planification du début de la réunion par le planificateur.
• Date et heure de début au plus tard—Heure de fin proposée par le planificateur pour la réunion.
• Durée de la réunion—Temps que le planificateur doit prévoir pour la réunion.
• Jours de la semaine—Jours de la semaine auxquels le planificateur peut attribuer la réunion.
• Fuseau horaire—Le fuseau horaire à utiliser pour l'affichage de tout renseignement de temps. La valeur par défaut est local (fuseau horaire de l'utilisateur actuel).

Section Type de réunion : Sélectionnez l’un des trois boutons d'option suivants, qui activent les propriétés qui leur sont associées :

• Un seul agent—Une activité commune comme un séminaire Web, pouvant s'effectuer au moment qui convient le mieux à chaque agent.
• Un seul groupe—Il s'agit du type de réunion par défaut. Il s’agit d’une réunion unique pour tous les agents spécifiés dans l'onglet Participants.
  • Entrez ou sélectionnez le nombre minimum de participants à la réunion requis dans la boîte % de participants requis. Définissez cette valeur à 1 % pour planifier une réunion pour autant de participants que possible. En utilisant 1 %, il n’est pas nécessaire d’indiquer un nombre minimum de participants. La valeur par défaut est de 100 pour cent.
• Groupes multiples—Un temps commun, mais pour plusieurs groupes. Entrez ou sélectionnez un nombre dans chacun des champs ci-dessous pour spécifier la taille des groupes :
  • Nombre minimum de groupes
  • Taille de groupe minimale
  • Nombre maximal de groupes
  • Taille de groupe maximale

Section Récurrence : Sélectionnez l’un des trois boutons d'option suivants, qui activent les propriétés qui leur sont associées :

• Total d'heures—Nombre total d'heures de la réunion. Si ce paramètre facultatif est spécifié, le planificateur crée plusieurs réunions avec la durée définie de sorte qu'ensemble, elles remplissent l'exigence du nombre total d'heures de réunion. Par exemple, si la durée de la réunion est de deux heures et que le Total d'heures est de six heures, le planificateur organise trois réunions de deux heures. Le planificateur peut attribuer ces réunions consécutivement.

Conseil

La valeur du Total d’heures n’est pas utilisée pour les réunions de groupes multiples.

• Quotidien—Se produit une fois par jour.
• Hebdomadaire—Se produit une fois par semaine (sauf si une valeur autre que 1 est entrée dans le paramètre Répété tous les).
  • Répété tous les—Définit combien de fois la réunion devrait se répéter. Exemples : 1 = (toutes les semaines), 2 = (toutes les deux semaines), 3 = (toutes les trois semaines).
• Mensuel—Se produit une fois par mois.
• Définir le nombre de fois plutôt que la date la plus récente—Si vous sélectionnez Quotidienne ou Hebdomadaire pour le type de répétition, définissez une valeur pour le nombre consécutif de jours ou de semaines pendant lesquels cette réunion doit être planifiée. Si vous activez cette case et entrez une valeur, un commentaire et un astérisque rouge s’affichent sous l’option Date et heure les plus récentes et indiquent que la date la plus récente est remplacée par le paramètre Nombre de fois.

Conseil

WFM exige que seulement un paramètre entre Nombre de fois et Date la plus récente soit défini, pas les deux.

La date du jour s’affichera dans la Date la plus récente champ, mais cette valeur ne servira pas à planifier des réunions. La valeur Heure la plus récente valeur sera utilisée pour la planification des réunions lorsque Date la plus récente ou Nombre de fois est défini.

Même si des valeurs peuvent être définies dans tous les champs, uniquement les valeurs pour le type de réunion approprié sont utilisées pour la planification. Par exemple, la valeur % de participants requis sera utilisé uniquement pour les réunions d’un seul groupe.

Onglet Participants

Utilisez ces commandes lorsque vous ajoutez des participants aux réunions :

Champ de recherche	Vous permet d’entrer des critères utilisés pour rechercher des agents disponibles.
Rechercher par : radio buttons	Vous permet de rechercher des agents disponibles par prénom ou nom de famille.
Ajouter des agents	Vous permet d’ajouter des agents à la liste des Participants en ouvrant une liste d’Agents disponibles.
Supprimer des agents	Supprime les agents sélectionnés de la Participants. Cette action ne peut pas être annulée.
Trier	Trie la liste des participants par prénom, nom de famille site ou équipe.

L’onglet Participants affiche également quatre colonnes : Prénom, nom, site et nom de l’équipe des participants au transport partagé sélectionné.

Liste des Agents disponibles

Le volet Agents disponibles affiche les commandes et champs suivants :

Champ de recherche	Vous permet d’entrer des critères utilisés pour rechercher des agents disponibles.
Rechercher par : radio buttons	Vous permet de rechercher des agents disponibles par prénom ou nom de famille.
Appliquer	Applique les agents que vous sélectionnez dans la Agents disponibles à la liste des Participants.
Filtrer	Vous permet de filtrer la liste Agents disponibles par activités, activités multisites ou contrats.
Fermer	Ferme le volet Agents disponibles sans appliquer les sélections.
Trier	Trier les agents disponibles par prénom, nom de famille, ou équipe.

Onglet Sites associés

1. Sélectionnez la case à cocher de chaque site à associer à la réunion actuelle.
2. Désélectionnez la case à cocher de chaque site à dissocier de la réunion actuelle.
3. Cliquez sur Enregistrer.